Eine Abhandlung zum multidimensionalen Spagat «Aufgabenplanung»

In letzter Zeit beschäftigt, insbesondere Kunden aus der Verwaltung, das Thema «integrierte Aufgabenplanung»…

Und irgendwie ist dann erstaunlich, dass diese Thematik - je vernetzter die Welt - immer weiter weg von integriert und überschaubar rückt… pragmatische Lösungen sind dann gefragter, als die eierlegende Wollmilchsau, auf die man ewig wartet…

Solange wir im Unternehmen bleiben, ist ja alles irgendwie gelöst, oder sagen wir es so, es wäre gelöst, doch die Mitarbeitenden fallen sowieso meistens wieder auf ihre ganz individuell, bekannte Art der Aufgabenplanung zurück… und das hat einen Grund!

Schauen wir doch ein aktuelles Beispiel… der Wechsel von Exchange/SharePoint onsite zu M365 online… was geht da in Sachen Aufgabenverwaltung ab… was verändert sich dabei? Auf was müssen die Mitarbeitenden vorbereitet sein? Und welcher Strategie sollen Umstellung und Veränderungsbegleitung denn folgen?

Nehmen wir an, dass eine Verwaltung oder ein Unternehmen, Exchange und SharePoint im Haus sowie OneNote 2016 einsetzt. Das ist übrigens ein sehr verbreitetes Setting, das wir immer wieder antreffen.

In diesem Setting ist Outlook die persönliche Aufgabenzentrale. Da werden alle Tasks von diversen Anwendungen aggregiert und  in der Ansicht «meine Aufgaben», können wir uns über alle unsere Aktivitäten hinweg, organisieren. Da gehören Tasks die in OneNote 2016 geflaggt wurden, synchronisierte SharePoint Aufgabenlisten aus virtuellen Projekträumen, Aufgaben aus MindManager, Outlook Aufgaben und alles was sonst noch in den letzten 10 Jahren so in Outlook integriert wurde…

Die Veränderung die jetzt auf uns zukommt mit dem Wechsel auf M365 online, ist dann doch frappant…

• Exchange onsite wird Exchange online… damit stirbt die normale Aufgabenverwaltung und wird zu ToDo (Tasks) unsere neue persönliche aggregierte Aufgabenzentrale mit vielen nützlichen Features inklusive intelligenter Mobile App, Sharing von Aufgabenlisten mit egal wem usw…
• SharePoint onsite wird SharePoint online… damit stirbt die vertraute Aufgabenansicht, denn neu sollen Aufgaben in Projekten und Gruppen in Planner verwaltet sein…
• OneNote 2016 wird zur OneNote unified App… damit stirbt das Task Flagging mit Synchronisation in Outlook
• Dazu kommen relativ schnell, immer mehr Integrationen wie ToDo for Jira und so weiter… damit alle «meine» Aufgaben an einem Ort, nämlich in ToDo (Tasks) zusammenkommen.

Aus der Veränderungsperspektive der Benutzer werden wir immer eine Übergangsphase haben. Egal wie das Ganze aus Migrationssicht abgewickelt wird. Es wird nie einen Schnitt geben, heute so, morgen so! Sonst würden wir Jahre warten bis die IT ready wäre und warten ist derzeit nicht gerade unsere grösste Stärke ;)

Doch verlassen wir die heile Welt, wo alles nur innerhalb des Unternehmens passiert. Sobald Interaktion mit der Aussenwelt stattfindet - und seien wir ganz ehrlich - das ist IMMER! Sobald wir ein Projekt mit einem Partner haben und die laden uns als Gast bei ihnen ein, um an einem Ort zusammen zu arbeiten. Sobald wir eine Geschäftsverwaltungs-Umgebung, in der Workflows mit Tasks drin sind, haben. Sobald wir in einem anderen Vorhaben noch ein Trello Board einsetzen und, und, und… dann sind wir beim multidimensionalen Spagat. Dann sind plötzlich wieder pragmatische Ansätze gefragt, denn EINE Lösung, das können wir uns einfach mal abschminken, die gibt es nicht, Punkt! Je verwobener unsere Umgebung, umso fragiler. Wird an einem Rädchen gedreht, hat dies wiederum eine Auswirkung auf alles drumherum. Die mühsam gebauten Intranet Dashboards die alles zusammenbringen sollen, halten mit der Geschwindigkeit, wie die Umwelt sich verändert, einfach nicht mehr mit!

Letztendlich können wir - wir sind ja immer noch Menschen - der ganzen überdrehten Welt gar nicht mehr folgen. Dann sprechen alle wieder von Resilienz und Work-Life Balance usw…

Nun stellt sich die Frage! Wir als Beispiel, crativ GmbH, ein ganz normales Kleinunternehmen, das in gefühlten 27 anderen Kundenumgebungen als Gast agiert und dazu nochmals soviele, zusätzliche Accounts mit eigener Identität haben!

Da steht die Aufgabenplanung im Zentrum unseres Geschehens. Drum dörf bi eus «Planig plane» kein Spagat sii, das ist unsere Qualitätsgrundlage, die entscheidet ob wir Erfolg haben oder nicht.

Ich gebe euch dazu gerne einen Einblick in meine ganz persönliche, pragmatische aber doch methodisch wirksamen Aufgabenplanung. Ich weiss, da sind viel ausgereiftere Systeme im Umlauf, die mit x Variablen rechnen können, die mein Hirn nicht mehr verarbeiten kann, aber für mein Geschäft reicht es, meine eigenen Hirnwindungen aktiv zu halten ;)

Mein Anspruch:

• Ich muss den Überblick behalten über die gesamte Woche, denn von Tag zu Tag angeln wie in ToDo der Fall, ist nicht wirklich mein Ding, künstliche Intelligenz hin oder her…
• Ich muss die Möglichkeit haben Aufgaben zu parkieren und diese dennoch immer präsent zu haben
• Ich brauche einen «Recursive Learning Cycle» in meiner Woche, damit ich mich selbst immer wieder weiter entwickeln kann
• Ich setze mir Wochenziele, die ich zwecks kontinuierlicher Verbesserung reflektiere
• Ich brauche zwecks Verrechnung eine Übersicht über meine geleisteten Dienste für den wöchentlichen Report
• Ich muss von jedem Gerät auf meine Planung zugreifen können
• Ich benötige eine Networking Komponente, die mich animiert immer wieder mit Menschen in die Begegnung zu gehen
• Ich will Träume die da schlummern, immer wieder neu träumen können, wer weiss, vielleicht werden sie ja wahr ;)

In Echt sieht es dann etwa so aus. Seit rund 25 Jahren arbeite ich intensiv mit MindMaps. Das ist meine ganz persönliche präferierte Art der Planung. Übersicht, Methodik, persönliche Entwicklung, Geschäft, Begegnung… das verstehen wir übrigens unter Work-Life bonding… siehe dazu mehr im nachfolgenden Video…

Wir sehen, dass hier nicht die Technologie relevant ist, früher sah es so, oder wie im Titelbild aus, auf Papier… ist etwa so wie KanBan… kannst du es nicht an der Wand mit PostIts, wird dir das beste Tool auch nichts helfen, denn «a fool with a tool, is still a fool»…

Die Botschaft ist daher recht ernüchternd. Wir sollen Werkzeuge einsetzen, damit sie uns helfen, diese jedoch nicht zu unserem Zaun werden lassen, der uns wiederum zu Schafen macht… sälber dänke hilft! Die Methodik steht zuoberst, die Technologie folgt dann den eigenen Ansprüchen und nicht umgekehrt.

Nun ist es an uns, jeder für sich, seinen eigenen Spagat zu spreizen, denn wir sind alle in derselben Lage. Während ich auf MindMapping stehe macht eine andere ein KanBan Board für sich und erreicht genau dasselbe, andere haben ihre Listen, andere PostIt auf dem Desktop… ist eigentlich Egal, solange im Team die Transparenz der Zusammenarbeit erhalten bleibt! Das ist die Kunst, denn Selbstverantwortung ohne Transparenz geht nicht! Und wenn wir uns dann alle wieder individuell verkriechen, stehen wir wieder wie Schafe hinter dem Zaun.

Wir sind jetzt ganz gespannt wie ihr das so macht… Wie findet ihr euch in dieser beschleunigten Welt der tausend Tasks zurecht?

Gib einen Kommentar und lass uns deine persönliche Strategie wissen…

In diesem Sinne
Lasst uns ausbrechen
Ruggero