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EIN DENKANSTOSS
Unser Blog ist seit es crativ gibt unser Reflektionsraum. Immer am ersten des Monats, ein bewährtes Ritual, das uns weiterbringt und gleichzeitig unsere Erfahrungen öffentlich teilt.
ARBEITSWELTEN IN DER VERWALTUNG
Dieses Mal sind wir etwas kritisch und es bizzeli provokativ. Es geht insbesondere um Verwaltungen, die neue Arbeitswelten einführen oder einführen wollen. Möglichst partizipativ, mit Change Begleitung und allem wases sus na brucht… Klar machen wir das und im Changerebel Netzwerk haben wir auch tolle Collaborations mit kuulen Interior Designer wie Von Petersdorff oder Studio Banana. Leute von denen wir wissen, dass es zusammen einfach flutscht und wir gemeinsam das Beste für unsere Kundschaft herausholen können.
CHA DAS GEJAMMER NÜMME GHÖRE
Und dennoch erleben wir immer dasselbe Schema… wir wollen alle mitnehmen und alle Bobohli und Wewehli aufnehmen, doch ganz ehrlich ich kann das Gejammer nicht mehr hören. Ihr habt ja keine Ahnung wie wir arbeiten, bei uns ist alles speziell, super vertraulich und geschlossene Büros sind das einzige. Da liegen Dokumente rum die niemand sehen darf, ah ja und das Amtsgeheimnis und wir brauchen für jeden vier Quadratmeter Tischfläche für die Pläne, ja und mit unseren Akten ist Homeoffice ja gar nicht praktisch drum sind wir immer am Arbeitsplatz, und wir müssen super fokussiert arbeiten können, immer… und eine Ratio ist unmöglich, ah und Inklusion und und und und… Wir kommen gefühlt i Gänseschrittli fürschi 🥱.
WIE UMKEHRTI HÄNDSCHE
Und wenn es dann umgesetzt ist, nach langem Ringen hin und her und vielen bösen Mails an alle, die neuen kuulen Arbeitsflächen bezogen sind, geht es zwei Wochen und alle sind happy, weil es heller ist, alles ist modern, die Technologie funzt, bessere Luft, gute Akustik, genügend Rückzugsräume, man sieht sich mehr als vorher und kommt ins Gespräch auch mit Leuten, die man vorher nicht kannte, es hat immer Platz und die Auslastung der Meetingräume ist auch nicht so hoch wie vermutet… wie umkehrti Händsche!
WAS ETZ - ICH ODER MIER?
Klar sind immer Ängste da, klar ist es schwierig wenn wir 30 Jahre etwas so gemacht haben es plötzlich anders zu versuchen. Doch kann es sein, dass sich die ganze Welt um uns herum ändert und wir wie mit Scheuklappen einfach weitermachen, wie wenn nichts wäre? Alle Zeichen stehen auf Warnung… und trotzdem prallt es einfach an uns ab? Sind wir so egoistisch, dass wir nur noch an uns selbst denken? Ich muss ja nur noch fünf Jahre… hallooo! Was ist mit denen, die nach uns kommen?
MIER GEND STÜÜRGELDER UUS, JA UND WIE…
Zurück zur Verwaltung, lasst uns etwas ausbrechen. In der Regel haben wir ein Hochbauamt der für alle Bauprojekte des Kantons verantwortlich ist, aber sie sind auch für die Liegenschaftsverwaltung und deren Betrieb zuständig. Und dann sind alle anderen Ämter in Departementen zusammengefasst und zuoberst ist der Regierungsrat. Jedes Amt ist wie ein kleines KMU organisiert. In einer Gemeinde oder Stadt ist es ähnlich, Gemeinde oder Stadtrat und darunter die Dienste. Alle Ämter oder Dienste stellen ihre Bedürfnisse und es wird dann gerannt. Wir haben eine Restrukturierung und wir sind in ein paar Monaten 30 Leute mehr. Wir andere sind dafür 10 Leute weniger in einem anderen Gebäude. Da werden dann Wände herausgerissen, Anpassungen vorgenommen und am anderen Ort werden Wände hineingezogen und abgetrennt. Wir sind stetig irgendwo am umebaschtle. Da es Pflästerli und dete kli neui Tapete… Viel müssen wir hören, wir müssen acht geben, da wir Steuergelder ausgeben, bla bla bla… auch das kann ich nicht mehr hören ehrlich. Wir sind so in einem Tunnel, dass wir gar nicht mehr mitkriegen, wie ineffizient unser System geworden ist.
WIE WÄRS WENN?
Stellen wir uns mal einen anderen Approach vor. Wir geben vom Regierungsrat dem Hochbauamt den Auftrag, Office as a Service in der gesamten Verwaltung umzusetzen. Mit klaren Regeln und basierend auf einem Konzept für alle. Es gilt Umgebungen zu schaffen, die auf die Kompetenzvernetzung ausgerichtet sind und flexibel genug, um sich den immer neuen Anforderungen anzupassen. Es gilt Arbeitswelten zu schaffen, die animieren, alle Arbeitstypen zulassen und unsere Werte widerspiegeln. Begenungszonen als Piazza ausgestaltet, Rückzug, Coworking für den Standortübergreifenden Austausch, Deep Work Zonen, hybride Besprechungsbereiche und multifunktionale Projekt und Kreativflächen gehören zur Standardausstattung des Inner Layers. Dazu kommt der Outer Layer mit Flächen, die die Teams dann für sich beanspruchen können und individuell, ihren Aufgaben entsprechend eingerichtet werden. Die modulare Möblierung wird mit Partnern im Mietmodell durch das Facility Management organisiert.
CHANGE BEGLEITUNG DANN WENN AUCH ETWAS ÄNDERT
Die Begleitung der Teams erfolgt durch Kultur Enabler, das sind Facilitators, die mit der Organisationsentwicklung die Zielsetzung der neuen Arbeitswelten ausgearbeitet haben und entsprechend ausgebildet sind, Menschen in der Veränderung zu begleiten. Die Mitarbeitendenerfahrung wird genauso behandelt wie die Kundenerfahrung. Damit schaffen wir neue Verhältnisse, die der Arbeitswelt von morgen gerecht werden. Change würde dann begleitet wenn auch etwas ändert und nicht im Vorfeld, wenn niemand einen Plan hat was sie überhaupt zu erwarten haben. Ist am Anfang etwas disruptiv, aber auch hier, Veränderung ohni nur es bizzeli Schmerz ist gar keine Veränderung, denn wir würden unsere Komfortzone gar nie verlassen.
AUSWIRKUNGEN IM GUTEN SINN
Die Auswirkung; das Hochbauamt plant nachhaltig, kann flexibel auf sich stetig ändernde Bedürfnisse eingehen, ohne jeweils den Vorschlaghammer in die Hand zu nehmen. Die geteilten Flächen sind einheitlich gehandhabt, vom WLAN über den Kaffe zum Drucken bis hin zu den geteilten Kühlschränken. Wenn jemand ein Problem hat, ist der Host da und schaut für Lösungen, wenn ein Amt wächst oder schrumpft, no Problem, Möbel haben mehr als einen Lebenszyklus, eine Arbeitsgruppe braucht einen Projektraum für ein halbes Jahr, easy… und das Standortübergreifend natürlich. Job Enrichment für die Dienstleiter und Job Concentration für die Ämter. Synergien inklusive…
Was meinsch? Hetti de gedanke Potenzial oder isches habakuck? Wettschs mal gseh? Will das gits scho… mues nur na a eui Kultur aapasst werde…
Have funatwork
Ruggero ✌️
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SPUNTI DI RIFLESSIONE…
Il nostro blog è il nostro spazio di riflessione da quando esiste crativ. Sempre il primo del mese, è un rituale collaudato che ci aiuta ad andare avanti condividendo pubblicamente le nostre esperienze.
AMBIENTI DI LAVORO IN AMMINISTRAZIONE
Questa volta siamo un po’ critici e un po’ provocatori. In particolare, si tratta di amministrazioni che stanno introducendo o vogliono introdurre nuovi ambienti di lavoro. Il più partecipativo possibile, con il supporto al cambiamento e tutto ciò che è necessario… Naturalmente lo facciamo e nella rete dei Changerebels abbiamo anche belle collaborazioni con designer d’interni fantastici come Von Petersdorff o Studio Banana. Persone con le quali sappiamo che le cose fluiscono insieme e che cosi possiamo ottenere il meglio per i nostri clienti.
NON POSSIAMO PIÙ SENTIRE TUTTI QUESTE LAMENTELE
Eppure si ripete sempre lo stesso schema… vorremmo portare tutti con noi e registrare tutti i bisogni e le paure, ma onestamente non riesco più a sentire i lamenti. Non avete idea di come lavoriamo, qui è tutto speciale, super riservato e gli uffici chiusi sono l’unica cosa. Ci sono documenti in giro che nessuno può vedere, ah sì e il segreto d’ufficio, e abbiamo bisogno di quattro metri quadrati di scrivania per tutti, per i progetti, sì e con i nostri file, lavorare da casa non è affatto pratico quindi siamo sempre sul posto di lavoro, e dobbiamo essere in grado di lavorare super concentrati, sempre… e un desk sharing è impossibile, ah e inclusione e e e e e e… Ci sentiamo come se stessimo avanzando un passo in avanti e due indietro 🥱.
COME GUANTI INVERTITI
E quando viene attuato, dopo una lunga lotta avanti e indietro e un sacco di email sgradevoli a tutti, i nuovi spazi di lavoro fighi vengono occupati, ci vogliono due settimane e tutti sono contenti perché è più luminoso, tutto è moderno, la tecnologia funziona, l’aria è migliore, l’acustica è buona, ci sono abbastanza sale per i ritiri, ci si vede più di prima e si conversa con persone che prima non si conoscevano, c’è sempre spazio e l’utilizzo delle sale riunioni non è così alto come ci si aspettava… come guanti invertiti!
E ADESSO? IO O NOI?
Naturalmente ci sono sempre dei timori, naturalmente è difficile, quando si fa qualcosa nello stesso modo da 30 anni, provare improvvisamente qualcosa di diverso. Ma è possibile che l’intero mondo intorno a noi stia cambiando e che noi continuiamo ad andare avanti con i paraocchi come se nulla fosse? Tutti i segnali indicano un allerta… eppure non ci interessa? Siamo così egoisti da pensare solo a noi stessi? Mi mancano solo cinque anni… ciao! E quelli che verranno dopo di noi?
SPENDIAMO I SOLDI DEI CITTADINI, SÌ E COME…
Tornando all’amministrazione, vediamo di approfondire la questione. Di norma, abbiamo un ufficio costruzioni che è responsabile di tutti i progetti edilizi del Cantone, ma è anche responsabile della gestione degli immobili e del loro funzionamento. Poi tutti gli altri uffici sono raggruppati in dipartimenti e al vertice c’è il Consiglio di Stato. Ogni ufficio è organizzato come una piccola PMI. La situazione è simile in un comune o in una città, con il comune o il consiglio comunale e i servizi sottostanti. Tutti gli uffici o i servizi espongono le loro esigenze e poi le cose vengono organizzate. Abbiamo una riorganizzazione e tra qualche mese avremo 30 persone in più. Gli altri saranno 10 persone in meno in un altro edificio. Si abbattono i muri, si fanno gli aggiustamenti, si tirano su i muri e si dividono le pareti nell’altra sede. Siamo costantemente impegnati in una riorganizzazione. Un Pflaster qui e una presa li… Dobbiamo ascoltare un sacco di cose, e dobbiamo stare attenti perché stiamo spendendo le tasse dei contribuenti, bla bla bla… Onestamente non posso più ascoltare nemmeno questo. Siamo in un tunnel tale che non ci rendiamo nemmeno conto di quanto sia diventato inefficiente il nostro sistema.
E SE?
Immaginiamo un approccio diverso. Diamo al Consiglio di Governo il compito di implementare Office as a Service in tutta l’amministrazione. Con regole chiare e basate su un concetto per tutti. L’obiettivo è creare ambienti orientati alle competenze di rete e sufficientemente flessibili per adattarsi a esigenze in costante evoluzione. Dobbiamo creare ambienti di lavoro stimolanti, che permettano tutti i tipi di lavoro e che riflettano i nostri valori. Zone di incontro concepite come piazze, ritiri, coworking per lo scambio tra sedi, zone di lavoro profondo, aree di incontro ibride e spazi multifunzionali per progetti e creatività sono caratteristiche standard del livello interno. Inoltre, c’è il livello esterno con aree che i team possono rivendicare per sé e che sono arredate individualmente in base ai loro compiti. Gli arredi modulari sono organizzati con i partner in un modello di noleggio da parte del Facility Management.
SUPPORTO AL CAMBIAMENTO QUANDO QUALCOSA CAMBIA
I team sono supportati da abilitatori culturali, ovvero facilitatori che hanno definito gli obiettivi dei nuovi ambienti di lavoro con il dipartimento di sviluppo organizzativo e sono adeguatamente formati per supportare le persone nel cambiamento. L’esperienza dei dipendenti viene trattata allo stesso modo dell’esperienza dei clienti. In questo modo, creiamo nuove condizioni che rendono giustizia al mondo del lavoro di domani. Il cambiamento verrebbe accompagnato quando qualcosa cambia e non in anticipo, quando nessuno ha un piano su cosa aspettarsi. All’inizio è un po’ dirompente, ma anche in questo caso il cambiamento senza un po’ di dolore non è affatto un cambiamento, perché non lasceremmo mai la nostra zona di comfort.
IMPATTO IN SENSO POSITIVO
L’impatto; l’ufficio costruzioni progetta in modo sostenibile ed è in grado di rispondere in modo flessibile a esigenze in costante evoluzione senza sempre dover battere giu pareti con la mazza. Gli spazi condivisi sono gestiti in modo standardizzato, dalla WLAN al caffè per la stampa ai frigoriferi condivisi. Se qualcuno ha un problema, l’host è lì per cercare soluzioni, se un ufficio cresce o si riduce, non c’è problema, i mobili hanno più di un ciclo di vita, un gruppo di lavoro ha bisogno di una sala progetti per metà anno, facile… e naturalmente in tutte le sedi. Arricchimento del lavoro per i responsabili dei servizi e concentrazione sul lavoro per gli uffici. Sinergie incluse…
Cosa ne pensate? L’idea ha un potenziale o è solo un’intuizione? Volete vedere? Esiste già… deve solo essere adattato alla vostra cultura…
Have funatwork
Ruggero ✌️