Leggimi sotto in Italiano 😀

DEFINITIV VILL Z’VILL RESERVE

Wir stellen seit einigen Jahren immer wieder fest, dass in Projekten im Allgemeinen viel zu viel Zeitreserve da ist. Projektleitende sind in der Regel voll angestellt und damit ihr Dasein gerechtfertigt ist, werden viele unnötige Schlaufen gedreht. Ewig lange Meetings zur Abstimmung mit allen, Reportings für weiss der Gucker was werden erstellt und letztendlich können dann relevante Entscheidungen trotzdem nicht gefällt werden. Die Projekte geraten ins Schwanken und am Schluss werden sie rot, obwohl man so viel Reserve gehabt hätte. Was uns dann noch mehr überrascht, ist, dass es ganz normal wird, dass wir uns systematisch selbst beschäftigen.

Eine Andere Ausgangssituation treffen wir auch sehr oft an. Dort wo die Mitarbeitenden sich nicht mehr auf ihren Job fokussieren können, da sie nebenbei noch sieben Projekte aufgebrummt bekommen. In diesem Fall sind zu wenig Ressourcen da, damit Projekte in einem sinnvollen Zeitrahmen getrieben werden können. Die Verantwortlichen werden zum Flaschenhals, Multitasking macht uns oberflächlich und wir werden uns selbst nicht mehr gerecht, wir werden unzufrieden, machen einfach nur noch eins nach dem anderen… bis es einfach zu viel wird…

Wenn Projektleitende gesucht werden, sehen wir zunehmend, dass die falschen Skills vorausgesetzt werden, die beide oben geschilderten Szenarien umsomehr stützen. Ein gewisses Fachverständnis ist von Vorteil, doch kann es genauso hindernd werden. Warum soll eine Fachkraft, die sich im Fach wohlfühlt, plötzlich Projektleitungsaufgaben wahrnehmen? Projektleitende sollen Türen öffnen, Interessensgruppen zusammenbringen, gemeinsame Lösungen entwickeln und vorwärts bringen. Sie sollen die Kommunikation zu verschiedenen Interessensgruppen sicherstellen und eine klare, transparente Projektdokumentation erstellen. Sie sollen Zusammenhänge aufzeigen und Abhängigkeiten sichtbar machen, den Mitarbeitenden den Rücken freihalten und insbesondere die Führung um Teil der Lösung machen.

Wir fragen uns in beiden Szenarien, weshalb nicht öfter mit einer externen Projektbegleitung gearbeitet wird, die gezielt und nur für die reell benötigte Zeit eingesetzt wird. Gezielt heisst fokussiert auf das Wesentliche, auf das was das Projekt vorwärts bringt, aus einer neutralen Sicht. Denn so geht nicht unnötige Energie verloren, die dem System geschuldet sind ohne, dass wir uns dessen bewusst sind. Kommt hinzu, dass eine neutrale Perspektive meist schneller Missstände aufdeckt und diese auch ohne den Ruf zu verlieren sichtbar machen kann. No Business Theater, denn es geht rein um die Sache und nicht um eine berufliche Karriere die Schaden nehmen könnte.

Wir sind daher der Ansicht, dass unsere Projektbegleitung genau das abdeckt was viele Projekte eigentlich bräuchten. Coaching, Kommunikation und Leadership, the other way around. Das bieten wir, ganz einfach und unverfälscht, so dass die Fachleute sich im Fach austoben können und sich nicht um den ganzen Theater drumherum kümmern müssen. So bleibt am Schluss auch die Zeit für einen kuulen Hike bei uns in den Bündner Bergen…

Yep das denken wir… ✌️
Wia gseschas du eso?
See you
Ruggero

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DECISAMENTE TROPPO RISERVA

Da alcuni anni ci rendiamo conto che nei progetti, in generale, c’è una riserva di tempo decisamente eccessiva. I responsabili di progetto sono di solito assunti a tempo pieno e, per giustificare la loro presenza, si finiscono per fare un sacco di giri inutili. Si tengono riunioni interminabili per coordinarsi con tutti, si redigono rapporti su chissà cosa e, alla fine, le decisioni importanti non vengono comunque prese. I progetti vacillano e alla fine finiscono in rosso, nonostante ci fosse così tanta riserva. Ciò che ci sorprende ancora di più è che diventa del tutto normale tenerci sistematicamente occupati.

Ci imbattiamo molto spesso anche in un’altra situazione di partenza. Laddove i collaboratori non riescono più a concentrarsi sul proprio lavoro, perché gli vengono affibbiati altri sette progetti. In questo caso, le risorse sono insufficienti per portare avanti i progetti in un lasso di tempo ragionevole. I responsabili diventano il collo di bottiglia, il multitasking ci rende superficiali e non rendiamo più giustizia a noi stessi, diventiamo insoddisfatti, facciamo semplicemente una cosa dopo l’altra… finché non diventa semplicemente troppo…

Quando si cercano project manager, vediamo sempre più spesso che vengono richieste le competenze sbagliate, che non fanno altro che alimentare entrambi gli scenari descritti sopra. Una certa competenza tecnica è un vantaggio, ma può anche diventare un ostacolo. Perché un esperto che si trova a proprio agio nel proprio campo dovrebbe improvvisamente assumersi compiti di gestione di progetto? I responsabili di progetto dovrebbero aprire nuove porte, riunire i gruppi di interesse, sviluppare soluzioni comuni e portarle avanti. Dovrebbero garantire la comunicazione con i vari gruppi di interesse e creare una documentazione di progetto chiara e trasparente. Dovrebbero evidenziare i collegamenti e rendere visibili le dipendenze, coprire le spalle ai collaboratori e, soprattutto, coinvolgere la dirigenza come parte della soluzione.

In entrambi gli scenari ci chiediamo perché non si ricorra più spesso a un accompagnamento esterno del progetto, impiegato in modo mirato e solo per il tempo realmente necessario. Mirato significa concentrarsi sull’essenziale, su ciò che fa avanzare il progetto, da un punto di vista neutrale. In questo modo non si spreca energia inutile, che viene sottratta al sistema senza che ce ne rendiamo conto. A questo si aggiunge il fatto che una prospettiva neutrale spesso individua più rapidamente le irregolarità e può renderle visibili senza compromettere la reputazione. Niente teatri aziendali, perché si tratta solo della questione in sé e non di una carriera professionale che potrebbe subire danni.

Riteniamo quindi che il nostro supporto ai progetti copra esattamente ciò di cui molti progetti avrebbero effettivamente bisogno. Coaching, comunicazione e leadership, the other way around. È quello che offriamo, in modo semplice e genuino, così che gli esperti possano dare sfogo alle loro competenze senza doversi preoccupare di tutto il trambusto che c’è intorno. Così, alla fine, ci rimane anche il tempo per una bella escursione tra le nostre montagne grigionesi…

Sì, la pensiamo così… ✌️
E tu, cosa ne pensi?
Ci sentiamo
Ruggero